În activitatea noastră auzim frecvent antreprenori sau manageri vorbind despre cifra de afaceri a companiei pe care o conduc. Acest indicator este cunoscut și utilizat de majoritatea managerilor și antreprenorilor, fiind poate cel mai comun, însă experiența noastră ne-a dovedit că de cele mai multe ori acesta este cunoscut doar parțial. De ce spunem acest lucru? Pentru că atunci când se raportează la cifra de afaceri, majoritatea antreprenorilor se referă exclusiv la venituri. Însă în realitate, cifra de afaceri ce contează cu adevărat în business este “cifra de afaceri efectivă”, cunoscută în mod practic și ca “cifra de afaceri operațională” sau, mai precis, ca “venituri operaționale”. Prin urmare, care este diferența dintre “cifra de afaceri” și “cifra de afaceri efectivă”? Diferența este una simplă dar deosebit de importantă.
Pentru o mai bună diferențiere, trebuie să spunem că, în practică, cifra de afaceri presupune toate veniturile companiei iar cifra de afaceri efectivă este constituită din veniturile totale minus costurile de materie primă (spre exemplu, în cazul unei firme de producție industrială, din veniturile totale se scad toate materiile prime directe și indirecte; în cazul unei firme de distribuție vom asuma veniturile totale minus valoarea produselor pe care le distribuie) sau, pentru firmele de servicii scoatem din ecuație serviciile de bază incluse in serviciul nostru (de exemplu o firmă care vinde software are cifra de afaceri efectivă egală cu veniturile totale din care se scade costul de realizare al aplicațiilor software pe care le comercializează.)
De ce este mai util sa privim cifra de afaceri efectivă ca fiind prioritară cifrei de afaceri? Pentru că relevanța acesteia rezidă în venitul economic real pe care noi il obținem, sau mai bine zis este valoarea adăugată generată de compania noastră, mai exact cea pe care clienții sunt dispuși să o plătească.
Cifra de afaceri generală poate fi înșelătoare pentru că aceasta crește sau scade în funcție de costurile materiei prime sau a serviciilor pe care le utilizăm în activitatea noastră, necondiționând în mod direct valoarea adăugată generată de afacerea noastră. Spre exemplu, în perioada 2020 - 2022 multe materii prime, de la mase plastice la materii prime din metal, lemn sau chiar combustibili au avut fluctuații majore, materializate atât prin creșteri accelerate cât și prin scăderi ulterioare. Astfel, multe companii au înregistrat creșteri simțitoare ale cifrei de afaceri fără a avea, de fapt, o creștere a volumelor sau a numărului de clienți. Au existat chiar și companii care au avut o creștere generală a cifrei de afaceri în condițiile scăderii volumelor sau a reducerii numărului de clienți. Așadar, la prima vedere au avut o evoluție pozitivă a afacerii, dar dacă analizăm cifra de afaceri efectivă, observăm o stagnare sau chiar o reducere a veniturilor reale ale respectivelor companii. În cazul utilizării cifrei de afaceri efective, fluctuațiile de materii prime sau de servicii integrate în serviciile proprii nu influențează în nici un fel analiza performanței financiare a companiei.
Cum putem sa construim un astfel de buget, orientat spre evidențierea cifrei de afaceri efective? Acesta nu va fi foarte diferit de un buget convențional, însă este recomandat să cuprindă o categorisire structurală a principalelor cheltuieli. De asemenea, este recomandat ca aceste categorii de cheltuieli să fie aliniate organigramei funcționale a companiei facilitându-ne astfel conectarea cheltuielilor cu fiecare funcție operațională directă sau de suport. Astfel, în cadrul subcategoriilor aferente fiecărei categorii principale de cheltuieli este important să ne aliniem în totalitate la proces și la secvența de activități/operații cuprinse în cadrul procesului. Astfel vom avea fiecare segment din afacere acoperit în structura de buget și vom putea identifica, în orice moment, nivelul de pierderi sau risipă, dar acesta e un subiect pe care îl vom aborda în alt articol.
În cadrul acestui model toate categoriile din buget au legătură directă cu activitatea productivă. Ce se întâmplă cu valoarea materiei prime sau a serviciilor de bază integrate? Acestea devin o categorie conexă de cheltuieli, similară TVA-ului, avansurilor spre decontare, împrumuturilor pe termen scurt; le vom intitula “Sume blocate” (blocate pentru ca urmează să le recuperăm de la client odată cu vânzarea produselor sau a serviciilor pentru ca ulterior să fie direcționate spre furnizori pentru a achiziționa materia primă sau serviciile necesare următorului ciclu de business). Prin urmare, această categorie de cheltuieli nu este luată în calcul în cadrul analizei performanței financiare a activității de business, ci devine utilă doar din perspectiva controlării cash-flow-ului.
Afacerile manageriate conform acestui model sunt mai sănătoase, mai dinamice și mult mai rezistente (antifragile) la șocurile economice generate de situații de criză sau de momente de blocaj precum pandemia proaspăt încheiată. Prin acest model, acuratețea cu care afacerea este înțeleasă și coordonată este mult mai mare și mult mai apropiată de realitatea economică. Din acest motiv, această cifră de afaceri se numește “cifra de afaceri efectivă”. În cadrul aplicației Adaptive Management Financial (AMF), categoria de sume blocate este presetată, alături de categoria de “retrageri de capital” care, de asemenea, nu reprezintă un efect al activității care generează valoare adăugată.
În concluzie, o imagine a afacerii cât mai apropiată de realitate și cât mai “în timp real” reprezintă cel mai util instrument managerial pentru orice om de afaceri și recomandăm cu căldură, tuturor antreprenorilor, să privească propria afacere prin cea mai vehementă perspectivă, chiar dacă această imagine este mai “dură” decât abordarea convențională sau decât analiza contabilă.
Mult succes în activitate!
